株式会社田澤洋紙店の創立は1934年。2018年6月、会社分割により新田澤洋紙店を設立し、新しいスタートを切りました。
スタートに伴い、代理店勤務時代からの縁で同社社長に就任された田中康友社長は次のように話されます。

「私が着任した2018年当初は業務のほとんどを手作業で行っており、業務の一つ一つに大変な手間暇をかけている状態でした。もちろんそれは社員の貢献があってこそできていたことですが、やはり時代の流れに併せて仕事のやり方を変えていくべきだろうと、まずはパソコンを一人一台体制にすることから始めました。また社内のIT化とともに紙以外の分野を伸ばすことを目標とし、紙関連の製品と日用雑貨への注力を2020年から会社の方針として掲げています。」

社内のIT環境改善を進める中、田澤洋紙店では2020年8月、PROTSⅣ導入に踏み切りました。導入を決めた経緯について、田中社長に伺いました。

「請求書の作成などもこれまで手書きで行っていたので、どうしても時間がかかってしまううえ、ミスの発生が避けられないこともあり、お客様にご迷惑をおかけすることもありました。もともと会社的にIT化を目指していたタイミングでもありましたし、こういった個人の力で解決しきれない問題に直面していたことが、システム導入を決断した一番の理由です。」

親交のある卸商さんを通して紙商の業務を知り尽くしたICTSのPROTSⅣの評判を知っていたこともあり、導入することに迷いはなかったとのこと。

「今まであった当たり前をがらっと変えたことで、社員としては非常に戸惑った部分もあると思いますが、使い続けていくにつれシステム導入の効果を実感していったようです。」

導入当時は戸惑いも見られたそうですが、テスト期間で実際にシステムを操作するうち、どんどん使い方をマスターしていったと田中社長は話されます。

「一番効果を感じているのは、得意先・仕入先からこの変化を評価していただき、信頼を得られたことですね。お客様からの問い合わせにもすぐに答えられるようになったり、資料をシステムで出力しそれを元に会話させていただいたりなど、お渡しできる情報が増えたことでお客様との信頼関係をより強固にすることができました。
またシステム導入により手作業にかかっていた時間が短縮されたことで残業の大幅な削減を実現でき、社内の働き方改革にもつながっています。
おかげさまでコロナ禍でも黒字を確保し、これからは社員の採用も今まで以上に積極的に行っていきたいと思っています。
今後は人事的な評価制度をもっと充実させていく予定ですので、売上や仕入の実績を評価基準としてPROTSⅣを活用できないか、ICTSさんと相談しながら考えていきたいと思います。このシステムを基幹に、様々な問題をクリアしていきたいです。」

八戸営業所責任者の澤井さんも、システム導入の効果について次のように話されました。

「PROTSⅣは問い合わせ結果がCSV形式でエクスポートできるので資料作成が楽になり、顧客対応のスピードが上がりました。他にもいろいろ便利になったことはあるのですが、一番大きなことはPROTSⅣを通して本店・八戸営業所同士の情報共有の機会が増え、事業所間で連携を取りやすくなったことだと感じています。画面上で事業所別、担当者別に売上を確認できるので、向こうの売上が伸びているからこっちも頑張ろうと、相乗効果により良い意味で個人ごとの意識改革や競争意識の芽生えに繋がっていますね。社内はもちろん社外との交流も活発になり、得意先・仕入先の訪問頻度も増えました。コミュニケーションが全社的に向上しているのを実感しています。」